Assistante administrative et comptable (H/F)

PROCH’EMPLOI recherche une assistante administrative et comptable (h/f) pour une entreprise spécialisée dans la maintenance de chaudières industrielles et de tuyauteries qui fabrique également des pièces de rechanges, sur Berthecourt. Il s’agit d’une PME implantée à Berthecourt.

Placé (e) sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Finance, ou de toute autre personne dument habilitée, l’assistante administrative et comptable réalise les missions administratives confiées et la comptabilité.

Il/Elle est en relation avec les fournisseurs et les clients.

Il/Elle travaillera pour les sociétés du groupe (en remplacement de l’assistante comptable dédiée).

Description des activités significatives :
Contrôler et comptabiliser les factures fournisseurs dès réception
• Contrôler le respect des procédures en matière de traitement des factures fournisseurs (délais de traitement, exhaustivité du dossier, signature BAP valide)
• Informer et alerter sur les anomalies constatées en matière de traitement des factures fournisseurs (délais de traitement trop longs, non-conformité des factures, pas de validation par les responsables)

Préparer les campagnes de règlement des factures fournisseurs aux échéances convenues
• S’assurer du respect des échéances légales et contractuelles tout en recherchant l’optimisation de la trésorerie
• Contrôler les soldes des comptes fournisseurs : investigations internes et externes si factures manquantes
• Contrôler la saisie exhaustive de toutes les opérations liées aux règlements fournisseurs (chèques, virements, LCR, prélèvements automatiques) pour faciliter la préparation des états de rapprochement bancaire
• Répondre aux relances des fournisseurs

Effectuer les rapprochements bancaires (Tiers fournisseur et clients)
Gérer les moyens de paiement décentralisés
• Contrôler, analyser et comptabiliser les moyens de paiement mis à la disposition des agences (chéquiers, CB et Notes de Frais)
• Être le back-up / soutien du responsable administratif et finances et prendre le relai en son absence (congés, maladie…) ;
• Respecter le planning de Clôture,

Comptabilité clients
• Etablir les factures clients ;
• Lettrer les règlements clients
• Traiter le recouvrement des factures impayées (par téléphone, courrier ou mail) et, le cas échéant, l’activation des leviers juridiques ;

Gestion administrative
• Assure l’établissement et le suivi des AR commandes clients ;
• Assure le Référencement clients et la mise à jour des documents sur les portails ;
• Contrôle des notes de frais