Chargé de gestion administrative - Finances (H/F)

Sous la responsabilité de la cheffe du service administratif et financier, le gestionnaire administratif - Finances (h/f) aura pour mission d’assurer l’exécution financière du budget de la structure.

Gestion financière et comptable :
– Assurer la préparation des commandes en lien avec trois services.
– Saisir les engagements juridiques, marchés, conventions, services faits et traitement de l’ensemble des données dans le logiciel ELAP FINANCES.
– Appliquer les procédures d’immobilisations en lien avec la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM).
– Etre l’interlocuteur privilégié du service de l’exécution dans le suivi de l’exécution de la dépense.
– Participer à la préparation du budget et au suivi des demandes budgétaires.
– Effectuer le suivi de l’exécution de la dépense en lien avec les prestaires et fournisseurs.
– Contribuer au respect des procédures liées aux marchés publics.

Gestion et organisation logistique de l’accueil des visiteurs :
– Contribuer à la réalisation de statistiques annuelles.
– Assurer le suivi des commandes liées aux déplacements des utilisateurs (transport, repas, hébergement et maison d’hôtes).
– Préparer les dossiers de services faits en lien avec le service mission de la DFJM (coûts, ordres de mission, suivi du budget alloué).
– Accueillir les visiteurs internes/externes : accueil en gare avec le véhicule de service, orientation des utilisateurs et transmission des informations de premier niveau.

Gestion administrative :
– Gérer les besoins courants en fournitures de bureau et équipements divers en lien avec la sous-direction logistique et assurer leur distribution.
– Gérer les acquisitions de la bibliothèque en lien avec la documentaliste.
– Prendre en charge l’organisation des missions lors des absences du chargé de gestion administrative - RH.